まずはAccessを開いてみよう
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Accessで新規データベースを作成しなさい。
- テンプレートを利用して「連絡先管理」を作成。アクセスの操作になれること
- 各部名称を覚えること
答
アクセスとは何か？
WORD・POWERPOINT・EXCELは代替使えるけどAccessは使えないというかたは多いと思います。前の3つのソフトはその場でどのような動きをするのか見ることができるのに比べ、Accessは表面的には何が起こっているのが分からないからだと思います。
Accessはデータベースソフトと呼ばれ、コンピューターがどのようにデータを処理するかを設計し、いかに人間にわかりやすく見せるかを設計するソフトなのです。
と言ってもわかりづらいかと思います^^;さっそくACCESSを開いてみましょう。
Accessを開くとこんな画面が出てくるかと思います。一番上が空のデータベースで、自分でデータベースを設計するときに使います。最終的にはこれしか使わなくなると思います。（※なぜならわれわれの仕事・生活が必ずしもテンプレートどおりになっていないからです。）
ここではまずAccessを理解するために、テンプレートを開いてみましょう。連絡先管理を開いてください。
すると右端に上記のような画面が出てきます。これは簡単にいうと名前を付けて保存です。まだ何にも作業していないのに保存とはこれいかにですが、ここがExcelとの相違点の一つです。Accessは1件1件のレコードが追加されるたびに保存先に保存されるようになります。用語は後で解説しますので、なんかこまめにバックアップとってくれるんだぐらいの理解でOKです。
ついでに脱線しますが、Accessを大まかにわけると次の二つの作業になります。
- データべースを設計する。
- データベースのテーブル（入れ物）を用意したり、フォームを作ります。
- データベースを運用する。
- データベースにデータを追加したり、必要なデータを取り出したりします。
この二つの作業の行ったり来たりがAccessができる人ということになりますね。逆にAccessができなくても後者だけでも可能です。（たとえばデータ入力作業をしてもらうとか）、前者だけできる人というのもめずらしいかとは思いますが、常に運用者のことを考えて設計してあげるとよいデータベースになると思います。
脱線しすぎですが、どこか適当な場所に保存場所をきめてダウンロードをクリックしましょう。（テンプレートがダウンロードされます。）
しばらくすると下記の画面が表示されます。
ここで一見するとエクセルと変わらないような表が出てきますね。では早速データを入力してみてください。一番左のフィールドは自動で番号が振られますのでスルーしてください。性を入れます。とその隣に自動でフリガナが入るではありませんか！（Excelでもできますけどね）名も入ります。会社名も然りです！
あとはOutlookに連携してみたり、印刷用レポートができたりと、市販の年賀状ソフトのような機能が盛りだくさんです！
関心している場合ではありません。これをあなたが作るのです・・・。
用語を覚えよう。
画面の左にナビゲーションウィンドウというのがありますのでクリックしてみてください。
またナビゲーションウィンドウの一番上をクリックして、メニューから「オブジェクトの種類」をクリックしてください。
上記の通り表示されているかと思います。テーブル、クエリ、フォーム、レポートとありますね。簡単に説明すると
- テーブル
- データ（レコード）を入れるための入れ物。
- クエリ
- レコードからデータを抽出したり、演算したりする（仮想的なテーブルとしても使える）
- フォーム
- データの運用をほ補助するための画面（入出力担当）
- レポート
- データを印刷する （例）一覧表、レシート
です。用語はやりながら覚えればいいと思うので暗記しなくてもよいです。
コメント
Accessの触りだけ理解していただければと思います。次回から具体的な操作法を学習します。
最終更新：2009年04月02日 12:56
